Likviditet och kassaflöde: därför tar pengarna slut

Företag går sällan omkull för att de är olönsamma. De går omkull för att pengarna tar slut en tisdag i februari medan lönsamheten fortfarande är god på papperet.

Lönsamhet och likviditet är olika saker

Lönsamhet mäter om intäkterna överstiger kostnaderna över en period. Den syns i resultaträkningen.

Likviditet mäter om det finns pengar på kontot den dag en räkning förfaller. Den syns bara på kontoutdraget.

Ett företag som fakturerar 200 000 kronor i november med trettio dagars villkor har en fantastisk november i resultaträkningen och noll kronor på kontot. Löner, moms och leverantörer ska betalas under tiden.

De fyra vanliga läckorna

Sen fakturering. Den vanligaste och mest självförvållade. Varje dag mellan att arbetet är klart och att fakturan går iväg är en dag försenad betalning. Ett företag som fakturerar i klump vid månadsskiftet har i genomsnitt lånat ut sina intäkter räntefritt i två extra veckor.

Momsen som spenderas. Momsen du tagit ut är en skuld till staten som råkar ligga på ditt konto. Används den under tiden saknas den på förfallodagen. Det här är den enskilt vanligaste orsaken till att småföretag hamnar med skulder hos Kronofogden.

Obalans i betalningsvillkor. Du betalar leverantörer på tio dagar och får betalt på sextio. Skillnaden ska finansieras av någon, och den någon är du.

Skatt som inte är avsatt. Preliminärskatt och egenavgifter kommer varje månad. Är de inte avsatta konkurrerar de med allt annat.

Bygg en tolvveckorsbudget

Tolv veckor framåt, uppdelat per vecka. Längre än så blir prognosen gissningar, kortare ger inte tid att agera.

Ta med, per vecka:

• Ingående saldo
• Inbetalningar: fakturor med förfallodag den veckan, justerat för kunder du vet betalar sent
• Utbetalningar: löner, leverantörer, hyra, abonnemang
• Skatt och moms: preliminärskatt den 12:e, moms enligt din redovisningsperiod
• Utgående saldo

Det du letar efter är den vecka där utgående saldo blir negativt. Är den fjorton veckor bort har du gott om tid. Är den om tre veckor är det den viktigaste siffran i företaget just nu.

Uppdatera den varje måndag. Tio minuter i veckan.

Åtgärder i ordning efter effekt

Börja uppifrån. De första kostar ingenting.

1. Fakturera samma dag arbetet är klart. Gratis, omedelbar effekt.
2. Korta betalningsvillkoren för nya kunder. Femton dagar är fullt normalt att avtala om.
3. Delfakturera större uppdrag i etapper i stället för allt vid slutleverans.
4. Begär förskott av nya kunder. Trettio till femtio procent är vanligt i många branscher.
5. Förhandla längre villkor med leverantörer. Leverantörskredit är den billigaste finansiering som finns.
6. Separat konto för skatt och moms. Flytta pengarna samma dag en faktura betalas in.
7. Checkkredit som buffert för svängningar, inte som permanent finansiering.
8. Factoring när tillväxten kräver att fordringar omvandlas till pengar snabbare.

De fem första kostar ingenting och löser de flesta problem. De tre sista kostar pengar och bör användas när de fem första inte räcker, inte i stället för dem.

Bufferten

En rimlig målsättning är att ha tre månaders fasta kostnader tillgängliga. För de flesta småföretag är det en ambition snarare än ett utgångsläge, och den byggs upp över år.

Börja med en månad. Sätt av en fast andel av varje inbetalning till ett separat konto och rör det inte. Det är samma princip som skattekontot, och den fungerar av samma skäl: pengar som ligger på driftkontot blir utgivna.

Signalerna att agera på

• Du betalar en leverantör sent för att vänta in en kundinbetalning.
• Du överväger att skjuta på momsen eller preliminärskatten.
• Du vet inte utan att logga in vad saldot är.
• Du fakturerar inte för att du inte hunnit sammanställa timmarna.

Var och en av dem är hanterbar. Tillsammans är de mönstret som föregår de flesta likviditetskriser i småföretag.