Betalningspåminnelse och inkasso: så får du betalt

En obetald faktura är inte en intäkt. För ett litet företag är sena betalningar den vanligaste orsaken till likviditetsproblem, och det finns en tydlig trappa att gå uppför.

Steg 0: Ring

Innan något formellt sker, ring. Den absoluta majoriteten av försenade betalningar beror på att fakturan fastnat internt, hamnat hos fel person eller saknar en referens som systemet kräver.

Ett samtal löser det på fem minuter. Ett inkassokrav löser samma sak på tre veckor och skadar relationen på köpet.

Steg 1: Betalningspåminnelse

Skicka en skriftlig påminnelse så snart förfallodagen passerats. Den ska innehålla fakturanummer, ursprungligt belopp, förfallodatum och ett nytt sista betalningsdatum.

Ersättningen för en skriftlig betalningspåminnelse är högst 60 kronor. För att kunna ta ut avgiften av en konsument krävs att det avtalats i förväg, till exempel genom villkor som framgått vid beställningen. Mellan företag är utrymmet större, men även där ska det ha framgått av avtalet eller fakturan.

Steg 2: Inkassokrav

Har påminnelsen inte gett resultat är nästa steg ett inkassokrav. Det är ett formellt dokument med egna krav på innehåll: skulden ska specificeras, det ska framgå vad den avser och gäldenären ska ges skälig tid att betala eller invända.

Ersättningen för ett inkassokrav är högst 180 kronor. Upprättas en amorteringsplan är ersättningen högst 170 kronor.

Du får driva in dina egna fordringar själv. Ska du driva in andras krävs tillstånd. Många lämnar ändå över till ett inkassobolag i det här läget, eftersom kravet då kommer från någon annan än den kunden har en relation till.

Förseningsersättning mellan företag

Vid affärstransaktioner mellan näringsidkare finns en särskild rätt. När borgenären har rätt till dröjsmålsränta är gäldenären också skyldig att betala en förseningsersättning på 450 kronor.

Det som gör den användbar är att du inte behöver visa vilka kostnader förseningen orsakat. Den utgår schablonmässigt, och den täcker i praktiken påminnelse- och inkassoavgifterna i ett svep.

Dröjsmålsränta

Enligt räntelagen beräknas dröjsmålsränta som referensräntan plus åtta procentenheter. Referensräntan fastställs av Riksbanken och ändras halvårsvis, så kontrollera den aktuella nivån innan du debiterar snarare än att använda en siffra du kommer ihåg.

Räntan löper från förfallodagen om ett förfallodatum var bestämt i förväg. Var det inte det löper räntan från trettio dagar efter att du skickat krav på betalning.

Steg 3: Betalningsföreläggande

Betalar kunden fortfarande inte kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ansökan kostar en avgift, och du kan begära ersättning för både avgiften och ett belopp för eget arbete med ansökan.

Bestrider kunden kravet överlämnas målet till domstol om du begär det, och då blir det en tvist med de kostnader som följer. Bestrids kravet inte meddelas ett utslag, som är verkställbart.

Innan du hamnar där

Det mesta av det här går att undvika i avtalsledet.

• Kortare betalningsvillkor. Trettio dagar är en vana, inte ett krav. Femton dagar är fullt möjligt att avtala om.
• Delfakturering. Vid större uppdrag, fakturera i etapper i stället för allt vid slutleverans.
• Förskott vid nya kunder. Ett förskott på 30 till 50 procent är normalt i många branscher och sållar bort de kunder som aldrig hade tänkt betala.
• Kreditupplysning. Kolla nya företagskunder innan du börjar arbeta. Betalningsanmärkningar syns.
• Fakturera direkt. Varje dags fördröjning i fakturering är en dags fördröjning i betalning.

När du ska släppa

Vid någon punkt kostar indrivningen mer än fordran. För små belopp och kunder utan betalningsförmåga är det ekonomiskt rationellt att konstatera det tidigt.

En kundförlust som är konstaterad får bokföras som kostnad, och momsen får då i regel justeras. Det gör förlusten mindre än den ser ut, och det frigör tid till kunder som betalar.