Anställa första medarbetaren: steg för steg

Den första anställningen är det steg som förändrar mest i ett litet företag. Inte främst ekonomiskt, utan för att företaget från den dagen har ett löpande ansvar för en annan människas försörjning och arbetsmiljö.

Steg 1: Räkna på totalkostnaden

Bruttolönen är ungefär två tredjedelar av vad anställningen kostar. Arbetsgivaravgiften är 31,42 procent, semesterlönen minst 12 procent enligt procentregeln, och på semesterlönen betalas också arbetsgivaravgift.

En månadslön på 35 000 kronor landar därför normalt kring 50 000 till 55 000 kronor i verklig månadskostnad. Räkna dessutom med utrustning, arbetsplats, försäkringar och den tid du själv lägger på att leda arbetet.

Frågan att ställa innan allt annat: bär verksamheten den kostnaden i tolv månader även om ett stort uppdrag försvinner?

Steg 2: Registrera dig som arbetsgivare

Anmäl företaget som arbetsgivare hos Skatteverket. Det är gratis och görs på verksamt.se.

Från och med registreringen gäller skyldigheten att lämna arbetsgivardeklaration varje månad, med uppgift per betalningsmottagare.

Steg 3: Ta reda på om kollektivavtal gäller

Det finns inget lagkrav på kollektivavtal. Men om du tecknar ett, eller om ditt företag omfattas av ett genom medlemskap i en arbetsgivarorganisation, följer bindande regler om löner, arbetstid, uppsägningstider, försäkringar och tjänstepension direkt av avtalet.

Utan kollektivavtal gäller lagens miniminivåer, och du behöver själv ta ställning till tjänstepension och försäkringar. Många kunder, särskilt inom offentlig upphandling, ställer krav på kollektivavtal eller likvärdiga villkor.

Steg 4: Skriv anställningsavtalet

Arbetsgivaren ska lämna skriftlig information om anställningsvillkoren. Det praktiska rådet är att skriva ett fullständigt avtal från början i stället för att i efterhand försöka rekonstruera vad som sagts.

Ta med:

• Anställningsform och startdatum, samt slutdatum vid tidsbegränsad anställning
• Arbetsuppgifter och titel
• Lön, när den betalas och hur den revideras
• Arbetstid och eventuell förläggning
• Semester, minst 25 dagar enligt semesterlagen
• Uppsägningstid
• Provanställning, om det ska finnas, med längd
• Sekretess och eventuella immaterialrättsliga villkor

Steg 5: Den månatliga rytmen börjar

Från första löneutbetalningen ser varje månad likadan ut.

1. Räkna fram lönen och gör skatteavdrag enligt skattetabell
2. Betala ut lönen
3. Lämna arbetsgivardeklaration med uppgift per betalningsmottagare
4. Betala in skatteavdrag och arbetsgivaravgifter till skattekontot

Det här är den del som underskattas mest. Det är inte svårt, men det är obönhörligt regelbundet, och en missad månad märks direkt.

Steg 6: Försäkringar och arbetsmiljö

Med kollektivavtal följer ett försäkringspaket som normalt omfattar tjänstepension, sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring. Utan kollektivavtal behöver du teckna motsvarande skydd själv, och det bör göras innan personen börjar.

Arbetsmiljöansvaret följer med anställningen oavsett företagets storlek. Du ska undersöka risker, åtgärda dem och följa upp. För ett litet kontor är det en enkel genomgång, men det är inte frivilligt.

Sjuklöneperioden

När den anställde blir sjuk betalar du som arbetsgivare sjuklön under sjuklöneperioden, som omfattar den första dagen med nedsatt arbetsförmåga och de därpå följande tretton kalenderdagarna.

Sjuklönen är 80 procent av den lön och de förmåner den anställde gått miste om. Från sjuklönen görs ett karensavdrag som motsvarar 20 procent av den sjuklön som belöper på en genomsnittlig vecka.

Det innebär att en sjukperiod kostar företaget pengar utan motsvarande arbetsinsats. För ett företag med en enda anställd kan två sjukperioder på ett år vara en märkbar post.

Alternativ att överväga först

Innan du anställer, väg alternativen mot varandra.

• Underleverantör eller frilans ger flexibilitet men mindre kontroll och inget löpande arbetsgivaransvar.
• Bemanning kostar mer per timme men flyttar arbetsgivaransvaret.
• Provanställning ger sex månaders möjlighet att pröva innan anställningen övergår i tillsvidare.

Det vanligaste misstaget är inte att anställa för sent. Det är att anställa på en efterfrågan som visade sig vara ett enskilt bra kvartal.